Elena Vasquez
Directeur des opérations · Lumis Group
"L’alignement interfonctionnel prenait autrefois trois semaines de réunions. Maintenant, je lance une session du conseil, je partage le brief avec chaque responsable d’équipe, et nous sommes alignés en deux jours. Les agents font le travail de synthèse que je faisais auparavant dans des appels enchaînés."
Les décisions opérationnelles de Lumis Group concernaient cinq départements simultanément. Obtenir un accord aligné exigeait des semaines de réunions séquentielles, pendant lesquelles le contexte et l’urgence se dégradaient.
Elena a commencé à utiliser NeuroAgent pour pré-synthétiser des perspectives interfonctionnelles avant les réunions d’alignement, en alimentant la session du council avec les contraintes et priorités de chaque équipe comme contexte.
Une décision de refonte du réseau qui aurait auparavant pris quatre semaines pour être alignée entre les fonctions a été clôturée en moins de trois jours, avec une justification documentée approuvée par les cinq départements.
Lumis Group gère les opérations logistiques de détaillants de taille intermédiaire dans trois régions. Chaque décision opérationnelle majeure — changements d’acheminement, modifications de fournisseurs, mises à niveau technologiques — mobilisait simultanément Finance, Opérations, Commercial, Technologie et RH.
« Les décisions n’étaient pas difficiles », dit Elena. « L’alignement l’était. Je passais trois à quatre semaines au téléphone à réexpliquer essentiellement le même arbitrage à chaque partie prenante, dans le langage qui l’intéressait. »
L’idée d’Elena était que le Council pouvait faire ce travail de traduction à sa place. Avant toute décision majeure impliquant plusieurs fonctions, elle organise désormais une session de council où elle saisit explicitement les contraintes de chaque équipe : les exigences de marge de la Finance, la position de la Technologie en matière de dette technique, les engagements de pipeline du Commercial.
« L’agent Synthesiser produit une perspective qui intègre toutes ces contraintes à la fois. L’agent Risk Assessor me dit quelle préoccupation de quelle partie prenante est la plus solide structurellement. J’apporte cela à la réunion d’alignement avec un brief qui parle déjà le langage de chaque équipe. »
La preuve de concept s’est accompagnée d’une refonte du réseau d’entrepôts affectant quatre centres de distribution. Auparavant, une décision d’une telle ampleur aurait nécessité quatre semaines de gestion séquentielle des parties prenantes. Elena a organisé une session du conseil, produit un dossier de trois pages répondant à la principale préoccupation de chaque équipe, et l’a diffusé avant même qu’une seule réunion ne soit planifiée.
« Deux des cinq équipes ont approuvé par e-mail. Les trois autres ont eu besoin d’une réunion chacune. Nous avons clôturé la décision en onze jours au lieu de quatre semaines — et le brief est devenu le document de communication du changement. »
Elena a depuis formalisé cette approche dans le modèle opérationnel de Lumis. Toute décision ayant un impact interfonctionnel au-delà d’un seuil de périmètre défini nécessite désormais un brief de council avant le début du processus d’alignement.
Points clés à retenir
- Le cycle d’alignement interfonctionnel est passé de 3 semaines à 2 jours
- Le taux d’approbation interservices au premier passage a augmenté de 80 %
- ~12 appels successifs avec les parties prenantes éliminés par grande décision
- La refonte du réseau d’entrepôts a été finalisée en 11 jours au lieu de 4 semaines
- Le brief du conseil sert aussi de document de communication du changement
Foire aux questions
Questions sur la manière dont Elena et Lumis Group a utilisé NeuroAgent.
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